Informazione e formazione elementi cardini del sistema D.lgs 231/01

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l’attività di formazione e informazione “esimente” per D.lgs 231/01
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I Modelli Organizzativi 231, per essere ritenuti efficaci in sede di giudizio, oltre ad essere “aderenti” agli effettivi rischi aziendali, devono essere ‘conosciuti’ da tutti gli “attori”  interni ed esterni all’Azienda.

Questi devono essere a conoscenza dei principi etici del Modello e sapere come attuarlo. Solo così  potrà essere applicata quella condizione ‘esimente’ che risparmi all’Azienda le pesanti sanzioni previste nel caso in cui siano stati commessi reati ‘231’ a suo ‘interesse o vantaggio’.

Questa premessa identifica due aspetti molto spesso sottovalutati, e a volte totalmente ignorati, dello sviluppo (e della gestione nel tempo) dei Modelli Organizzativi: la formazione e l’informazione.

Se è vero che un Modello Organizzativo ha lo scopo di prevenire, tramite modalità operative e controlli, la commissione dei reati, è altrettanto vero che esso non può essere sviluppato e poi abbandonato e dimenticato in un cassetto.

Si accennava in precedenti articoli ad ‘attori interni ed esterni’: non va mai dimenticato infatti che un’Azienda può ricavare interesse o vantaggio da reati commessi sia da personale interno che da fornitori, partner, o comunque da soggetti esterni ‘contrattualizzati’ che operino in suo nome e per suo conto.

Risulta dunque chiaro come le attività di Formazione ed Informazione debbano rivolgersi sia all’interno che all’esterno del perimetro aziendale.

E’ necessario segnalare come le finalità ultime delle due attività siano di ‘proteggere’ l’Azienda, che pretende quindi un comportamento etico nella conduzione degli affari e delle attività da tutti i propri collaboratori non ammettendo la non conoscenza delle regole.

Il Codice Etico ed il Modello devono essere ‘formalmente’ accettati dai collaboratori, da cui la necessità di rendere obbligatoria la Formazione e di raccoglierne le evidenze (corsi svolti in aula e on-line, firme dei partecipanti, elenco degli assenti, etc.)

L’informazione, dal canto suo, deve essere costante e capillare, deve partire dalle prime fasi del progetto di realizzazione del Sistema di Compliance, seguirlo durante lo sviluppo e durante la normale vita aziendale. E’ una specifica responsabilità del Top Management mantenere informati tutti i collaboratori e i partner, spiegando i motivi per cui si sta operando, le caratteristiche del sistema di compliance, gli obblighi personali che ne derivano, e le sanzioni disciplinari conseguenti alla violazione.

E’ bene dunque che l’Azienda predisponga, anche in forma molto semplice, uno specifico piano di informazione e che ad esso si attenga con scrupolo. Verranno così evitate sorprese o inconvenienti futuri.

Anche per la Formazione occorre agire tramite una accurata pianificazione che preveda strumenti specifici per le diverse tipologie di collaboratori, ad esempio in aula per il personale più esposto ai rischi, on-line per gli altri.

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Nel caso di nuovi assunti un utile strumento da avere a disposizione è il cosiddetto ‘kit 231’, il cui scopo è rendere edotto un nuovo collaboratore di tutto ciò che concerne il Sistema di Compliance 231: cosa sono e dove reperire Codice Etico, Modello, Procedure, come contattare l’Organismo di Vigilanza, come seguire il corso on-line, eventuali corsi in aula organizzati ad hoc, etc.

In merito alla Formazione erogata, occorre sempre rendere esplicitamente noto ai partecipanti, anche tramite la sottoscrizione di una dichiarazione in merito, sia in aula che on line, che essa non è esaustiva, cioè che il collaboratore deve impegnarsi ad approfondire autonomamente i temi ‘231’ (ad esempio leggendo il testo completo del Modello e delle procedure che riguardano l’esecuzione del proprio lavoro, chiedere delucidazioni ai superiori o all’Organismo di Vigilanza, etc.)

Verso collaboratori e partner esterni si può procedere con Formazione specifica, in aula o on-line, per coloro che svolgono la propria opera all’interno dei siti aziendali (gestiti quindi come personale interno), mentre per coloro che operano al di fuori di essi ci si può limitare a rendere disponibile, eventualmente tramite una pagina internet dedicata, tutta la documentazione necessaria (Codice Etico, Modello, contatti per chiarimenti, etc.).

In questi ultimi casi assume una grande rilevanza l’inserimento nei contratti di specifiche clausole ‘231’ tramite le quali si richiede il rispetto dei principi e delle regole contenute nel Codice Etico e nel Modello, prospettando come conseguenze, in caso di non ottemperanza delle clausole, la risoluzione immediata del contratto e la richiesta di danni.

E’ chiaro che clausole di questo tenore possono essere sottoscritte solo a fronte di una adeguata conoscenza delle suddette regole, cosa che riporta all’importanza dell’Informazione.

Si è citato più volte in precedenza la parola ‘on-line’, e non a caso.

L’utilizzo di specifiche pagine internet e intranet può agevolare moltissimo l’opera di comunicazione che l’Azienda deve svolgere sui temi ‘231’.

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Tramite un sito intranet dedicato, infatti, è possibile rendere disponibile tutta la documentazione rilevante e le comunicazioni che nel tempo si susseguono, i principi etici aziendali, i dati per contattare l’Organismo di Vigilanza e i riferimenti aziendali sui temi della compliance, link utili per approfondire temi specifici.
Con un parallelo sito internet si possono rendere disponibili documenti a collaboratori esterni, partner, fornitori, anche qui principalmente il Modello (seppur con ‘omissis’) e Codice Etico, rendere esplicitamente note le regole di collaborazione e contrattuali, contatti verso l’Organismo di Vigilanza ed eventuali riferimenti interni.

Fonte: AffariItaliani

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