Come gestire al meglio le riunioni aziendali

Molto spesso le riunioni finiscono per essere scarsamente produttive, se non assolutamente inutili. Insomma, una perdita di tempo da evitare.

La riunione dovrebbe avere come principali obiettivi non solo il motivo per cui è stata convocata, ma deve sempre creare comunicazione e scambio costruttivo tra i partecipanti, fare “squadra”, motivare le persone a migliorare le proprie performance e quelle dell’azienda e del gruppo di lavoro. È innanzitutto necessario fissare un solo obiettivo per riunione, poi fornire una calendarizzazione pianificata in anticipo, tempi sicuri, scegliere con cura le persone realmente interessate alla riunione e imparare a gestirle efficacemente.

1) Le riunioni non vanno improvvisate, ma devono essere sempre preparate con cura.

2) La “prevenzione” delle problematiche costa sicuramente meno della loro eventuale risoluzione.

3) Anche i tempi di lavoro devono essere rigorosamente programmati e i partecipanti invitati caldamente alla puntualità.

4) Fondamentale, poi, è la figura del conduttore: suo principale compito è quello di far progredire la discussione in modo costruttivo, valorizzando gli interventi dei singoli, incanalando la riflessione verso il risultato desiderato, scoraggiando i dibattiti inutili.

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Pillole e consigli utili per rendere più efficaci le riunioni

Ogni riunione deve avere solo un obiettivo, che deve essere estremamente chiaro a tutti i partecipanti. Più obiettivi creano continue divagazioni e pochi risultati pratici, stimolando solo insoddisfazione, disagio e senso di inutilità.
Le corrette riunioni sono organizzate come incontri brevi e mirati.
Devono partecipare solo i diretti interessati. Chi non lo è si annoierà o creerà disturbo. Se per ragioni di “opportunità” si devono convocare tutti, a quelli meno interessati si potrà lascia- re la possibilità di decidere se partecipare o no.
La corretta organizzazione prevede di dare ad alcune riunioni carattere di periodicità, fissandone le date in agenda con mesi di anticipo.
Questo previene e riduce il problema delle assenze di alcuni partecipanti dovute ad impegni presi in precedenza e induce il gruppo ad una maggior attenzione alla gestione del tempo, proprio e degli altri.
Nella convocazione ufficiale inserire data, luogo, ora di inizio, ora di fine, il motivo (Obiettivo) della riunione.
Molte riunioni, anche se già calendarizzate, prevedono comunque una convocazione scritta, con magari un “rinforzo” telefonico per verificare sia l’avvenuta ricezione, sia per comunicare l’eventuale, ufficiosa, “non-obbligatorietà” per qualcuno.
L’ora di inizio e, soprattutto, l’ora di fine, vanno rispettate tassativamente. I ritardi d’inizio delle riunioni generano enormi costi sia economici (tempo/lavoro sprecato nell’attesa dai partecipanti puntuali), sia motivazionali (clima, senso di perdita di tempo, tensioni nel gruppo).
A proposito della fine della riunione, è fondamentale che i partecipanti sappiano con certezza a che ora possono riprendere l’operatività normale ed i loro impegni professionali.
Iniziate la riunione sempre all’ora stabilita, anche se qualche partecipante è assente. Evitate assolutamente di “far chiamare” i ritardatari per dir loro che la riunione ha inizio: serve solo ad aumentare nel tempo i loro ritardi e quelli degli altri che, vedendo vanificata la loro puntualità, tenderanno ad adeguarsi.
In ogni riunione dovrebbe esserci un “moderatore” con il compito di mantenere la riunione dentro i binari prestabiliti. Non deve necessariamente essere il Capo.
Perseguite costantemente un clima collaborativo e di scambio di opinioni, esperienze, informazioni. Non evitate i piccoli contrasti, anzi fateli emergere e dibatteteli tranquillamente: eviteranno di sfociare in conflitti o dispute personali.
Usate una comunicazione calma, assertiva, diplomatica, nel rispetto di tutte le persone e di tutte le idee ed opinioni, anche le più assurde.